Más allá de Agile II. Las horas cuentan

Una de las características de Sopinet Software es la flexibilidad laboral para trabajar cuándo y dónde quieras. Desde que comenzamos este proyecto siempre nos dijimos a nosotros mismos: “Tenemos un horario flexible y la posibilidad de trabajar en remoto cuando cada uno considere oportuno”. Sin embargo, que ese concepto calase y funcionase medianamente bien fue complicado.

Los antecedentes

Nuestra cultura

Este antecedente aparecerá a menudo, a medida que vayamos explicando las cosas extraordinarias que buscamos en Sopinet, pero lo cierto es que en España nuestra cultura gira entorno a unos modelos bastante jerárquicos y encorsetados. Plantear, a voz de pronto, que cualquiera puede trabajar cuándo y donde quiera… genera (no tanto libertinaje y abuso) sino despiste e inseguridad.

Sin datos

Al principio no teníamos claro, realmente, cuánto trabajaba cada uno, con el horario flexible no sabíamos si alguien podía estar echando más tiempo que otra persona. Nuevamente, no tanto por abuso sino por caos, no sabíamos a ciencia cierta cuánto tiempo dedicaba cada uno al trabajo.

Ocio

Unido a lo anterior estaba el tiempo de Ocio. Durante una temporada tuvimos mesa de pinpon y futbolín, y, previsiblemente pronto, tendremos una máquina arcade. Muchas veces uno no se detenía a jugar todo lo que le apeteciese por la sensación de estar perdiendo el tiempo.

Procedimientos, roles y procesos

El no tener bien diseñados nuestros procesos así como atribuidos correctamente los roles y sus funciones, nos requería de reuniones presenciales con bastante frecuencia.

Las bases

A raíz de iterar y corregir los errores que detectábamos pudimos sentar unas bases para llevar a cabo con mayor éxito el trabajo flexible en tiempo y espacio.

Adaptación

Las personas que llegan nuevas a Sopinet necesitan de un tiempo de adaptación a este formato de trabajo. Así que al principio se pone bastante foco en que mantengan un horario fijo y vengan físicamente a la oficina. Si esas personas no han trabajado previamente en otras empresas la adaptación es más sencilla, porque no están (como nos gusta decir) “intoxicados”, pero si ya vienen de otras empresas… la adaptación puede tardar más. En el peor de los casos… pueden no llegar a adaptarse por lo que lo ideal es que dejen de formar parte del Proyecto.

Comunicación con el Equipo

Los que tienen que dar luz verde a tu disponibilidad son tu Equipo de Proyecto (compañeros y Cliente). Eso no quiere decir que el Cliente “mande” sobre ti, ni tú sobre el cliente; en lo que a horario y disponibilidad se refiere. Los equipos de trabajo están formados por personas y es necesario hablar y ponerse de acuerdo respecto a las necesidades de cada uno de los miembros. En último término, cada uno es responsable de determinar si un día dedica más tiempo de trabajo u otro día menos, así como si un día viene o no a la oficina.

Datos

Si no sabemos lo que trabaja cada persona al detalle nunca podremos tener datos reales respecto a una comparación entre compañeros y tener una comparativa fiable que nos de tranquilidad en los momentos en los que “los demonios” de la desconfianza aparezcan… (que ojalá no lo hiciesen nunca). Esta fue una de las decisiones más duras, pero necesitamos establecer que cada uno tenía que registrar exactamente su tiempo dedicado al trabajo. Si a alguien le faltaba una hora por registrar… necesitaría recuperarla, si por el contrario se excedía en una hora… podía no dedicarla en otro momento.

Noviembre 2016: Las horas cuentan

Fue así, como a partir de Noviembre de 2016 iniciamos la dinámica que llamamos: “Las horas cuentan”. Desde ese momento nos requerimos a nosotros mismos imputar el tiempo que tenemos en contrato.

Después de probar diferentes métodos (y mientras desarrollamos el sistema definitivo de imputación) adoptamos el “truco” que un antiguo compañero de Sopinet utilizaba: Anotar los tiempos dedicados en un fichero de texto o en un excel. De esta forma, siempre tenemos disponible nuestro fichero, y en cuestión de segundos puedes ir anotando todo lo que haces, para luego pasarlo al sistema de gestión de proyectos que utilizamos: Redmine. Somos conscientes de que hay métodos más sexys de imputar… pero lo cierto es que éste nos funciona bien por ahora, y a falta de, como decía, desarrollar uno propio que tenemos ya planteado, es lo que estamos utilizando.

Una vez los datos están volcados en Redmine, nuestro sistema, Asmar, del que hablaremos detalladamente en sucesivos artículos, recoge esa información y nos muestra el tiempo de más o de menos que hemos invertido. De forma natural habrá quien necesite invertir más horas y esté “en deuda” (como es mi caso), o gente que tenga más carga de trabajo puntualmente y acumule horas que luego podrá dejar de trabajar en otros momentos con menor carga.

Ventajas y curiosidades

Transparencia e información

La primera ventaja es clara: tener datos reales del tiempo dedicado, por persona, día, proyecto… nos da en primer lugar transparencia interna y en segundo lugar la posibilidad de hablar con el Cliente con propiedad respecto a en qué se ha dedicado el tiempo y por qué se le facturan 27 horas en lugar de 24. El sistema de “Las horas cuentan” nos ha permitido implementar mejor la metodología de Presupuestos Abiertos (como nosotros los llamamos), que no son sino un tipo de implementación de Presupuestos Agile.

Las vacaciones… ¡dan igual!

Hacemos coincidir las vacaciones que nos tomamos con la realidad por un tema puramente legal, pero en realidad, no necesitaríamos gestionar vacaciones. Con nuestro sistema cada persona tiene horas de descanso en base al tiempo de contratación y su jornada laboral, por lo que, en la práctica, daría igual qué día te pidas vacaciones.

Flexibilidad y fiabilidad

Si necesito aumentar el ritmo porque un proyecto tiene que entregarse, puedo dedicar más horas. Si estoy con menos carga, puedo dedicar menos tiempo. No hay resquicios ni horas dedicadas que no se paguen, con nuestro sistema (y siempre procurando que no se te olvide imputar…) conseguimos flexibilidad y fiabilidad.

Daños “colaterales”

Pero siempre hay cosas que mejorar, y eso… ¡simplemente nos hace sentirnos vivos!

¿8 horas netas?

Realmente… dedicar 8 horas de trabajo “netas”, imputadas, es muy duro. No te das cuenta hasta que no lo haces. Hay gente que está menos de 8 horas, por ejemplo, 5 ó 6 y es mucho más sencillo, pero llegar a las 8 horas diarias, los que estamos esa jornada, coincidimos en la dificultad. ¿La solución? otorgar X minutos de forma prorrateada por cada hora de trabajo que figure en contrato.

Legislación

Implementar un modelo así con la legislación Española en la mano es muy complicado. Hemos adaptado los contratos al máximo para que cumplan con el entorno de empresa que queremos, y estamos en constante comunicación con expertos que nos asesoran, pero lo cierto es que se hace cuesta arriba dedicar tantísimo esfuerzo a evitar una posible sanción que además de sentarnos fatal financieramente nos parecería profundamente injusta.


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