Más allá de Agile IV: El Presupuestador

Una de nuestras herramientas que más tiempo lleva con nosotros es lo que cariñosamente llamamos: “El Presupuestador”.

Historia reciente

Ya que hacer Presupuestos a los Clientes es una tarea recurrente en nuestra actividad, desarrollamos una herramienta que pudiese generar dichos presupuestos.

Básicamente, recogía los datos de un proyecto creado en nuestro gestor Redmine, y asignaba un precio / hora según la estimación de las tareas que en él se encontraban. Dicha información se plasmaba en formato PDF y se le añadían datos de Condiciones y otros.

Por tanto, un miembro del equipo hablaba con el cliente y analizaba lo que había que hacer, después, pasaba eso a tareas que había que realizar en Redmine y les ponía un tiempo estimado. Al terminar, se generaba un PDF con dichas tareas y el precio.

Problemas

En nuestro proceso inicial había algunas cosas mejorables, que, con el tiempo, fuimos descubriendo.

Única persona vs Varias

Uno de los primeros problemas que detectamos con este método fue que al hacer el análisis y la estimación de horas una única persona, era bastante habitual que éste no fuese preciso, esta persona estimaba en base a su percepción de las funcionalidades, sin llegarlas a desgranar y describir lo suficiente.

Nos dimos cuenta de que necesitábamos realizar las estimaciones entre varias personas para intentar minimizar las desviaciones.

Desviaciones

Recoger exhaustivamente durante la fase de análisis las expectativas del cliente, y tener en cuenta la variabilidad de las mismas durante la fase de ejecución, se hacía esencial para corregir desviaciones.

Soluciones

Estimaciones entre varios, método basado en Scrum

Comenzamos por tanto a realizar estimaciones, siempre, entre varias personas, eso nos permitía minimizar las desviaciones además de poder analizar mejor el proyecto al plantear dudas entre nosotros.

Desviaciones históricas por tipo de tarea

Comenzamos a medir las desviaciones según los tipos de tarea. Algunas tareas como “Puesta en productivo” del proyecto, eran recurrentes, con lo que medir la desviación que estábamos cometiendo nos sirve para poder reajustar la estimación en futuros proyectos.

Toma de requisitos a partir de Historias de Usuario

Nos centramos en analizar y describir mejor las Historias de Usuario, en base a ellas tenemos un mapa más claro de lo que el Cliente quiere, y eso es lo que estimamos para luego poder pasarlo a tareas específicas.

Creación de Wireframe y diagrama de flujo

Cuando el proyecto lo requiere, normalmente siempre que es un proyecto nuevo, se realiza un wireframe inicial y un diagrama de flujo que se comparte con el Cliente para validar que se está en la misma línea de trabajo.

Presupuesto Abierto

Comenzamos a trabajar con Presupuestos Abiertos de forma exclusiva, con las ventajas e inconvenientes que ello tiene y que os explicaré en el siguiente post.


El Presupuestador

Como solución a nuestras necesidades y con la intención adicional de aportar valor a los presupuestos que hacíamos, desarrollamos nuestro Presupuestador.

El sistema consta de 7 fases para realizar un Presupuesto.

Fase 0: Creamos el Prepuesto y los datos iniciales

En este punto se incluyen los datos del Cliente, una descripción del Proyecto y una persona Responsable para este Presupuesto.

Fase 1: Presupuestadores

Se indicará al sistema quiénes van a realizar el Presupuesto.

Fase 2: Categorías

Las categorías se utilizan para poder organizar el trabajo y poder también sacar datos respecto a la Disponibilidad del equipo, Desviaciones y Rendimientos. Se indica en esta pantalla qué categorías comprende el Presupuesto.

Fase 3: Historias de Usuario

En esta fase se van describiendo las historias de usuario del Presupuesto, así como las categorías que están relacionadas con ellas. Por defecto, algunas historias se incorporan de forma automática pues van incluídas en todos los desarrollos. Tales como Gestión Ágil, Periodo de pruebas y Puesta en productivo.

Fase 4: Estimación individual

Es el momento de que cada Presupuestador indique el tiempo que cree que dedicará a cada tarea. Para ello, nuestro Bot Azur envía un mensaje por Telegram con un link a los Presupuestadores involucrados, invitándolos a estimar las tareas. Cada presupuestador elige sobre qué categorías va a indicar tiempos y procede con su estimación. Al finalizar, el Presupuestador Responsable será el encargado de validar que se puede pasar a la siguiente fase.

Fase 5: Agrupación, Desviación y estimación final

Se hace la media de las estimaciones de los Presupuestadores, y el sistema recomienda la aplicación de una desviación según diversos parámetros.

Fase 6: Condiciones y Precio

Se incorpora el parámetro de precio así como las Condiciones que se incluirán en el Presupuesto.

Fase 7: Resumen, recordatorios y enlace a PDF

Se muestra un resumen de enlaces de interés generados por el presupuesto, algunos recordatorios y un enlace también al documento generado.

Resultado Final

Y por último, nuestro Presupuesto está listo para descargar en formato PDF y enviárselo al Cliente.

Conclusiones

Además de ser una herramienta que nos permite ahorrar mucho tiempo y aportar un valor diferencial a nuestros clientes con cada propuesta, el Presupuestador es clave en la transparencia y horizontalidad del equipo, siendo siempre éste mismo el que dicta los tiempos de ejecución de los Proyectos en base a sus propias estimaciones y no un tercero.

También, gracias a la información que vamos almacenando y categorizando, nos permite re-ajustar nuestras desviaciones continuamente y de forma individual respecto a lo que cada uno indicó, con la intención de mejorar en el acercamiento a las mismas.

Por último, es una manera de transmitir al Cliente la justificación real del precio que va a pagar por el servicio que quiere contratar.


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